Agende a reunião enquanto a pessoa ainda está na linha.
O melhor momento para agendar uma reunião é quando alguém concorda com ela, o que costuma acontecer no meio de uma frase, durante uma ligação. Por isso, aqui o agendamento não é um app separado. É um botão na barra de chamada, no registro, no calendário e numa página de agendamento pública, e todos gravam por um único caminho no Google Calendar ou no Zoom do próprio vendedor.
- Videoconferência
- Google Meet, Zoom
- Sincronização de agenda
- Bidirecional
- Links de agendamento
- Individual, rodízio (round-robin), agenda conjunta
- Conteúdo de eventos armazenado
- Só horários
O convite vem do seu vendedor, não da gente
A maioria dos CRMs envia o convite do calendário por conta própria, de um endereço no-reply, e o potencial cliente recebe um e-mail de um software de que nunca ouviu falar. Aqui, cada vendedor conecta uma vez a própria conta do Google ou do Zoom, e criamos o evento nela. O Google Calendar então envia o convite em nome dele (o nome, o endereço e a assinatura dele), e a resposta chega à caixa de entrada dele em vez de se perder no vazio.
- Cada pessoa conecta a própria conta; não existe um login compartilhado da empresa
- As videochamadas do Google Meet são criadas como parte do evento do calendário, não coladas depois
- As reuniões do Zoom são criadas no Zoom daquele vendedor, com a licença dele
- Desconectar revoga o nosso acesso e apaga as credenciais armazenadas
Duas agendas, uma só resposta sobre se você está livre
Uma página de agendamento que só conhece as reuniões marcadas por ela vai acabar marcando dois compromissos no mesmo horário na primeira vez que alguém aceitar um convite em outro lugar. As agendas conectadas sincronizam nos dois sentidos: eventos criados fora do CRM bloqueiam os horários que ocupam, e uma reunião movida ou cancelada no Google é movida ou cancelada aqui também. Quando duas pessoas disputam o último horário, quem perde é recusado pelo banco de dados, e não por uma verificação que por acaso rodou primeiro.
- Eventos externos bloqueiam a disponibilidade em um ciclo de sincronização, incluindo os recorrentes
- Movido ou excluído no Google significa movido ou cancelado aqui, com notificação
- Só os horários são lidos; nunca armazenamos títulos nem participantes das suas outras reuniões
- Duas reservas simultâneas do mesmo horário não podem dar certo ao mesmo tempo
Uma reunião que parece marcada está marcada
A falha que vale a pena prever é a silenciosa: o CRM mostra uma reunião confirmada, a chamada ao provedor na verdade falhou e ninguém descobre até o vendedor tentar entrar numa videochamada que não existe. Aqui, cada reunião registra se a parte do provedor deu certo. Se o Google ou o Zoom recusar, a reunião é marcada como falha, com a mensagem do próprio provedor e um botão de tentar de novo ao lado. Ela nunca aparece como sucesso.
- Provedores que o anfitrião não conectou nunca aparecem como opção
- As falhas mostram a mensagem do provedor, não um erro genérico
- Tentar de novo leva um clique e não cria uma reunião duplicada
Reuniões e agendamento, em detalhes.
Outra dúvida? Pergunte a uma pessoa. Não vai ser uma ligação de vendas.
Uma página de agendamento pode distribuir leads entre a equipe?
Sim. Um link de agendamento pode ter um único anfitrião, fazer rodízio (round-robin) entre os membros de uma equipe ou oferecer a disponibilidade conjunta de várias pessoas. Você define a duração, a antecedência mínima e os intervalos entre reuniões, e pode fazer até dez perguntas no agendamento. Toda confirmação traz um link para cancelar ou reagendar sem fazer login.
Precisamos de um plano pago do Google Workspace ou do Zoom?
Não. Uma conta gratuita do Google cria links do Meet, e o plano Basic gratuito do Zoom cria reuniões pela API sem problema; o limite de 40 minutos dele vale para a conta do próprio vendedor, não para nós. Uma conta pessoal do Google gera um link do Meet só com vídeo, sem números para entrar por telefone, que exigem uma edição do Workspace.
Em qual agenda a reunião fica?
Na do anfitrião. Se um administrador agenda em nome de um colega, o evento é criado na agenda conectada desse colega e o convite sai em nome dele, e é por isso também que as opções de provedor mudam conforme quem você escolhe como anfitrião.
E se um vendedor não conectar nada?
O agendamento continua funcionando. Uma reunião pode ser uma ligação, uma visita presencial ou um link que você mesmo cola, e as páginas de agendamento continuam respeitando o horário de trabalho definido pelo vendedor. Conectar uma agenda acrescenta duas coisas: links de videochamada e o conhecimento dos eventos que não foram agendados aqui.
O que acontece com as reuniões marcadas se alguém desconectar?
Elas continuam na agenda e no CRM, com os links de acesso intactos. Foram criadas na conta daquela pessoa e continuam sendo dela. Nós deixamos de gerenciá-las, e a tela de desconexão informa quantas reuniões futuras serão afetadas antes de você confirmar.
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