Buchen Sie den Termin, solange Ihr Gegenüber noch am Telefon ist.
Der beste Moment, einen Termin zu buchen, ist der, in dem jemand zusagt, und das passiert meist mitten im Satz, am Telefon. Deshalb ist die Terminplanung hier keine separate App. Sie ist ein Button in der Anrufleiste, im Datensatz, im Kalender und auf einer öffentlichen Buchungsseite, und alle schreiben über denselben Weg in den Google Calendar oder das Zoom-Konto des Vertriebsmitarbeiters.
- Videokonferenzen
- Google Meet, Zoom
- Kalendersynchronisierung
- In beide Richtungen
- Buchungslinks
- Einzeln, Round-Robin, gemeinsame Verfügbarkeit
- Gespeicherte Termininhalte
- Nur Zeiten
Die Einladung kommt von Ihrem Vertriebsmitarbeiter, nicht von uns
Die meisten CRMs verschicken die Kalendereinladung selbst, von einer No-Reply-Adresse, und der Interessent bekommt eine E-Mail von einer Software, von der er nie gehört hat. Hier verbindet stattdessen jeder Vertriebsmitarbeiter einmal sein eigenes Google- oder Zoom-Konto, und wir legen den Termin dort an. Google Calendar verschickt die Einladung dann in seinem Namen (sein Name, seine Adresse, seine Signatur), und die Antwort landet in seinem Posteingang statt im Nirgendwo.
- Jede Person verbindet ihr eigenes Konto; es gibt keinen gemeinsamen Firmen-Login
- Google-Meet-Konferenzen werden als Teil des Kalendertermins erstellt, nicht nachträglich eingefügt
- Zoom-Meetings werden im Zoom-Konto des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters erstellt, unter seiner eigenen Lizenz
- Beim Trennen der Verbindung wird unser Zugriff widerrufen, und die gespeicherten Zugangsdaten werden gelöscht
Zwei Kalender, eine Antwort darauf, ob Sie frei sind
Eine Buchungsseite, die nur die über sie gebuchten Termine kennt, verursacht eine Doppelbuchung, sobald jemand anderswo eine Einladung annimmt. Verbundene Kalender synchronisieren in beide Richtungen: Termine, die außerhalb des CRM angelegt wurden, blockieren die Zeitfenster, die sie belegen, und ein in Google verschobener oder abgesagter Termin wird auch hier verschoben oder abgesagt. Wenn zwei Personen gleichzeitig das letzte Zeitfenster buchen wollen, weist die Datenbank die unterlegene Buchung ab, nicht eine Prüfung, die zufällig zuerst lief.
- Externe Termine blockieren die Verfügbarkeit innerhalb eines Sync-Zyklus, auch wiederkehrende
- In Google verschoben oder gelöscht heißt hier verschoben oder abgesagt, mit Benachrichtigung
- Nur die Zeiten werden gelesen; Titel oder Teilnehmer Ihrer anderen Termine speichern wir nie
- Gleichzeitige Buchungen desselben Zeitfensters können nicht beide erfolgreich sein
Ein Termin, der gebucht aussieht, ist auch gebucht
Der Fehler, für den es sich zu planen lohnt, ist der stille: Das CRM zeigt einen bestätigten Termin, der Aufruf beim Anbieter ist in Wahrheit gescheitert, und niemand merkt es, bis der Vertriebsmitarbeiter sich in eine Konferenz einwählt, die es nicht gibt. Hier hält jeder Termin fest, ob die Arbeit beim Anbieter erfolgreich war. Lehnt Google oder Zoom ab, wird der Termin als fehlgeschlagen markiert, mit der Meldung des Anbieters im Wortlaut und einem Button für einen erneuten Versuch daneben. Als Erfolg wird er nie angezeigt.
- Anbieter, die ein Gastgeber nicht verbunden hat, werden nie als Option angeboten
- Fehler zeigen die Meldung des Anbieters, keine allgemeine Fehlermeldung
- Ein erneuter Versuch ist ein Klick und erzeugt keinen doppelten Termin
Termine und Terminplanung im Detail.
Noch etwas anderes? Fragen Sie einen Menschen. Es wird kein Verkaufsgespräch.
Kann eine Buchungsseite Leads im Team verteilen?
Ja. Ein Buchungslink kann einen einzigen Gastgeber haben, per Round-Robin im Team rotieren oder die gemeinsame Verfügbarkeit mehrerer Personen anbieten. Sie legen Dauer, Mindestvorlauf und Puffer zwischen Terminen fest und können bei der Buchung bis zu zehn Fragen stellen. Jede Bestätigung enthält einen Link zum Absagen oder Verschieben, ganz ohne Anmeldung.
Brauchen wir einen kostenpflichtigen Google-Workspace- oder Zoom-Tarif?
Nein. Ein kostenloses Google-Konto erstellt Meet-Links, und der kostenlose Basic-Tarif von Zoom erstellt über die API problemlos Meetings; dessen 40-Minuten-Grenze gilt für das Konto des Vertriebsmitarbeiters, nicht für uns. Ein privates Google-Konto bekommt einen Meet-Link nur mit Video, ohne Einwahlnummern, denn die erfordern eine Workspace-Edition.
In wessen Kalender landet der Termin?
Im Kalender des Gastgebers. Plant ein Admin im Namen einer Kollegin, wird der Termin in deren verbundenem Kalender angelegt, und die Einladung kommt von ihr. Deshalb ändern sich auch die Anbieteroptionen, je nachdem, wen Sie als Gastgeber wählen.
Was ist, wenn ein Vertriebsmitarbeiter gar nichts verbindet?
Die Terminplanung funktioniert trotzdem. Ein Termin kann ein Telefonat, ein Vor-Ort-Besuch oder ein selbst eingefügter Link sein, und Buchungsseiten berücksichtigen weiterhin die festgelegten Arbeitszeiten. Ein verbundener Kalender bringt zwei Dinge dazu: Konferenzlinks und das Wissen um Termine, die nicht hier gebucht wurden.
Was passiert mit gebuchten Terminen, wenn jemand die Verbindung trennt?
Sie bleiben im Kalender und im CRM, mit intakten Einwahllinks. Sie wurden im Konto dieser Person angelegt und gehören weiterhin ihr. Wir verwalten sie nicht mehr, und der Bildschirm zum Trennen zeigt Ihnen vor der Bestätigung, wie viele anstehende Termine davon betroffen sind.
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