Schnell auf Leads reagieren: mit System statt mit Hektik.
In den meisten Teams bedeutet „Vertriebsautomatisierung“, dass ein Vertriebsmitarbeiter ans Nachfassen denkt. Konvertieren tun die Leads, die in Minuten eine Antwort bekommen, pünktlich nachverfolgt werden und nie in einer Phase versauern, auf die niemand schaut. Das alles ist ein Systemproblem, und für Systemprobleme gibt es Automatisierung.
- Reaktion auf Leads
- Sekunden, nicht Geschäftszeiten
- Auslöser
- Jede Datensatzänderung oder jedes Nachrichtenereignis
- Sequenzen
- E-Mail, WhatsApp und Aufgaben
- Funktioniert mit
- Jedem Objekt, nicht nur Deals
Alles hängt am Gedächtnis. Und das Gedächtnis wächst nicht mit.
Beantwortet, wenn jemand Zeit hat
Die Leads, die konvertieren, bekommen in Minuten eine Antwort. Die meisten erst, wenn ein Vertriebsmitarbeiter dazu kommt.
Nachgefasst, wenn jemand daran denkt
Der zweite und dritte Kontakt hängen an einer Notiz, einer Erinnerung oder an niemandem.
Liegengelassen in einer Phase, auf die niemand schaut
Deals schlafen mitten im Board ein, bis die Freitagsprüfung sie findet.
Die ersten fünf Minuten, erledigt
Ein neuer Lead (aus einem Website-Formular, einer eingehenden E-Mail oder WhatsApp-Nachricht, einer Buchungsseite, einem CSV-Import oder von einem Vertriebsmitarbeiter eingetippt) kann per Round-Robin zugewiesen, bewertet, mit einem ersten Kontakt angesprochen und in eine Dialer-Liste gelegt werden, bevor ein Mensch die Benachrichtigung gesehen hat. Routing-Regeln laufen auf derselben Filter-Engine wie alles andere. „Anfragen von Großkunden gehen an Dana, alles westlich von Denver an den Außendienst“ ist also ein Filter, keine Tabelle, die an der Wand klebt. Die Reaktionszeit auf Leads ist dann kein Thema für das Daily mehr, sondern eine Eigenschaft des Systems.
Follow-up, das nicht vom Gedächtnis abhängt
Sequenzen aus E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Aufgaben halten ein Gespräch in Gang, bis ein Mensch übernimmt, und stoppen in dem Moment, in dem der Kontakt antwortet, weil Posteingang und Automatisierung denselben Verlauf der Unterhaltung teilen. Dieselbe Mechanik achtet auch auf die andere Richtung:
- Ein Deal ohne Aktivität seit 14 Tagen erzeugt automatisch eine Aufgabe für seinen Verantwortlichen
- Ein Filter wie „Angebot verschickt, seit einer Woche keine Antwort“ ist Arbeitsliste, Kampagnenzielgruppe und Auslöser zugleich
- Antworten, Abmeldungen und Buchungen pausieren oder beenden eine Sequenz, ohne dass ein Vertriebsmitarbeiter etwas tun muss
Saubere Pipeline ohne Freitagsprüfung
Phasenregeln machen Ehrlichkeit zur Struktur: SLA-Stunden markieren einen Deal, der zu lange in seiner Phase steht, jeder Wechsel bekommt einen Zeitstempel im Datensatz, und die gewichtete Prognose liest dieselben Phasen, in denen Ihre Vertriebsmitarbeiter arbeiten. Die Prognoserunde ist keine Archäologie mehr: „Warum steht der Deal auf Abschluss in diesem Monat?“ beantwortet die Zeitleiste des Datensatzes, nicht die Erinnerung von irgendwem. Und weil Pipelines auf jedem Objekt laufen, gilt dieselbe Ordnung für die Kandidaten eines Recruiters oder die Angebote einer Agentur, nicht nur für Deals.
Fünf Module. Ein Datensatz.
Jedes hat eine eigene Seite. Hier sehen Sie, was es für diese Aufgabe leistet, alles auf denselben Kontaktdatensätzen.
Vertriebsautomatisierung im Detail.
Noch etwas anderes? Fragen Sie einen Menschen. Es wird kein Verkaufsgespräch.
Funktioniert das nur für eine klassische Vertriebs-Pipeline?
Nein. Pipelines und Automatisierung laufen auf jedem Objekt. Recruiting-Teams automatisieren das Follow-up mit Kandidaten, Agenturen das Nachfassen bei Angeboten, Handwerks- und Hausservice-Betriebe die Erinnerungen an Kostenvoranschläge. Wenn sich etwas durch Phasen bewegt und liegen bleibt, sobald sich niemand kümmert, greift dieselbe Mechanik.
Können Vertriebsmitarbeiter die Automatisierung übersteuern?
Ja. Jeder Durchlauf lässt sich abbrechen, die Antwort eines Kontakts beendet einen Warte-auf-Antwort-Schritt, und jede automatische Aktion ist in der Zeitleiste des Datensatzes sichtbar. So wird niemand davon überrascht, was der Roboter getan hat.
Woher kommen die Leads?
Aus Formularen auf Ihrer UnifyLoop-Website und Ihren Funnel-Seiten, aus Buchungsseiten, eingehenden Anrufen, CSV-Importen mit Spaltenzuordnung und aus den Kanälen selbst: Eine eingehende E-Mail oder WhatsApp-Nachricht landet im Posteingang und im Datensatz des Kontakts. Ein Formular auf einer anderen Website kann an einen privaten Webhook senden, der eine Automatisierung startet. Konnektoren für Werbeplattformen gibt es noch nicht.
Woran erkenne ich, dass es funktioniert?
Jeder Automatisierungsdurchlauf protokolliert jeden Schritt, Anrufe haben eigene Berichte (Wählversuche, Verbindungen, Gesprächszeit, Ergebnisse pro Vertriebsmitarbeiter), und das Dashboard zeigt Pipeline, Abschlussquote und gefährdete Deals. Ein Berichtsbaukasten für Kennzahlen wie die Zeit bis zum ersten Kontakt kommt demnächst.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Daten.
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