Was kostet ein CRM 2026? Echte Preise für ein kleines Team

Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaber und Teamleiter kleiner Unternehmen, die vor dem Start einer Testphase eine echte Zahl haben wollen. Am 20. Oktober 2026 haben wir die Preisseiten, Tarifvergleiche und Abrechnungsartikel in den Hilfecentern von 15 CRMs gelesen, und jeder Preis unten verlinkt auf die Seite des Anbieters selbst. UnifyLoop ist eines der Produkte in den Tabellen, und UnifyLoop hat diesen Leitfaden geschrieben. Prüfen Sie unsere Zahlen also anhand der verlinkten Seiten. Anbieter ändern ihre Preise und testen Preise (monday CRM und Kommo taten das am Tag unserer Prüfung), betrachten Sie die Angaben daher als Momentaufnahme mit Datum.

Wie werden CRM-Preise berechnet?

CRM-Anbieter nutzen vier Preismodelle: pro Platz, nach Kontaktstufe, als Pauschale pro Konto oder als Pauschale plus gemessene Nutzung. Das Modell zählt mehr als der beworbene Preis, denn es entscheidet, was Ihre Rechnung wachsen lässt: neue Mitarbeiter, eine größere Liste oder mehr Anrufe und Nachrichten.

1. Pro Platz (pro Nutzer)

Sie zahlen jeden Monat einen festen Preis für jede Person, die sich anmeldet. Das ist das häufigste Modell: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Freshsales, monday CRM, Close und Kommo rechnen alle so ab. Beispiel: Pipedrive Growth kostet bei jährlicher Abrechnung 39 $ pro Platz und Monat, fünf Personen kosten also 195 $ im Monat und zehn 390 $. Der Abrechnungsartikel von Pipedrive weist darauf hin, dass Plätze berechnet werden, egal ob sie jemandem zugewiesen sind oder nicht.

2. Nach Kontaktstufe

Sie zahlen danach, wie viele Kontakte Sie speichern, und die Nutzer sind inklusive. Marketingorientierte Tools nutzen dieses Modell. ActiveCampaign Plus kostet laut seinem Preiskatalog 49 $ im Monat (jährliche Abrechnung) bei 1.000 Kontakten, dann 95 $ bei 2.500, 145 $ bei 5.000 und 189 $ bei 10.000. HubSpot Marketing Hub mischt beide Modelle: Plätze plus eine Stufe für Marketingkontakte. Brevo nutzt eine Variante dieses Modells und berechnet seine Marketingtarife nach dem monatlichen E-Mail-Volumen.

3. Pauschale pro Konto

Sie zahlen einen Preis für das ganze Unternehmen, und ein weiteres Teammitglied kostet nichts extra. GoHighLevel enthält in jedem Tarif ab 97 $ im Monat unbegrenzt viele Nutzer und Kontakte. Systeme.io staffelt nach Kontaktzahl ab 17 $ im Monat, mit unbegrenzt vielen Assistentenkonten. ClickFunnels ist ebenfalls pauschal, begrenzt die Teammitglieder aber je nach Tarif auf 2, 5, 10 oder 20. Auch UnifyLoop nutzt dieses Modell.

4. Pauschale plus Nutzung

Sie zahlen ein Abo und dazu eine nutzungsabhängige Gebühr für Anrufe, SMS, E-Mails oder KI. Das Abo von GoHighLevel deckt die Software ab, während sein Preisleitfaden E-Mails mit 0,675 $ pro 1.000 Sendungen berechnet und sein Abrechnungsleitfaden für Telefonie ausgehende US-Anrufe mit 0,0166 $ pro Minute und SMS mit 0,00747 $ pro Segment, zuzüglich Netzbetreibergebühren. Keap ist ein Mischmodell: ein Pauschalpaket mit 2 Nutzern und 1.500 Kontakten, zu dem zusätzliche Nutzer und Kontaktstufen hinzukommen. Auch Anbieter mit Abrechnung pro Platz können Nutzung messen: Close gibt Anrufe und SMS zu Twilio-Tarifen weiter, zusätzlich zu den Plätzen.

Was kosten die wichtigsten CRMs pro Monat?

Kostenpflichtige Einstiegstarife reichen von 9 $ pro Nutzer (Freshsales Growth, jährliche Abrechnung) bis 25 $ pro Nutzer (Salesforce Starter Suite), und Pauschaltarife beginnen zwischen 17 $ und 97 $ im Monat für das ganze Konto. Die Tabelle zeigt den Einstiegstarif jedes Anbieters und den nächsthöheren Tarif, zuerst den Preis bei jährlicher Abrechnung und, falls abweichend, den Preis bei monatlicher Abrechnung in Klammern.

Hinweise zur Tabelle: GoHighLevel, Systeme.io und ClickFunnels zeigen die jährliche Abrechnung als Jahressumme (das 10-Fache des Monatspreises). Die Aktionspreise von HubSpot Starter gelten laut seiner Starter-Seite zeitlich begrenzt für Neukunden. Kommo hat laut seiner Tarifübersicht die regionalen US-Preise für Base und Advanced, die seit dem 1. September 2026 für Neukunden gelten, nicht veröffentlicht. Deshalb haben wir sie weggelassen.

Was kostet ein CRM für ein Team aus 5 Personen pro Jahr?

In den neun Tarifen unten zahlen fünf Personen im ersten Jahr zwischen 588 $ und 6.900 $, ohne Nutzung für Anrufe, SMS oder E-Mail. Jede Zeile zeigt ihre Rechnung, damit Sie Ihre eigene Teamgröße einsetzen können. Wir haben die jährliche Abrechnung genommen, wo ein Anbieter sie anbietet, Listenpreise statt Aktionspreise, und Einrichtungsgebühren nur dann eingerechnet, wenn der Anbieter sie verpflichtend macht.

Diese Tarife sind nicht gleichwertig, lesen Sie die Summe also zusammen mit dem, was jeder enthält. Close Growth bietet laut den Close-Preisen einen Power-Dialer und Workflows, die dem günstigeren Essentials-Tarif fehlen. HubSpot Sales Hub Professional bietet gegenüber Starter Sequenzen, 3.000 Gesprächsminuten und 300 Workflows, laut HubSpots Produktkatalog. Das Keap-Paket enthält laut den Keap-Preisen Landingpages, Checkout und eine SMS-Stufe für US-Nummern. Bei monatlicher Abrechnung steigen die Summen pro Platz: Pipedrive Growth kommt auf 2.940 $ (49 $ × 5 × 12) und Zoho CRM Professional auf 2.100 $ (35 $ × 5 × 12).

Mit welchen versteckten Kosten sollten Sie rechnen?

Die Zusatzkosten, die kleine Teams überraschen, sind Einrichtungsgebühren, jährliche Bindungen, Kontaktstufen, nutzungsabhängige Gebühren, kostenpflichtige Add-ons und Mindestzahlen an Plätzen. Keine davon ist im rechtlichen Sinne versteckt: Jede steht auf den Preis- oder Hilfeseiten des Anbieters selbst, unten verlinkt. Beim ersten Lesen übersieht man sie nur leicht.

Einrichtungsgebühren

Manche Anbieter verlangen ein einmaliges Einrichtungspaket, bevor Sie starten können. HubSpot berechnet laut seinen Preisseiten für Vertrieb und Marketing 1.500 $ für Sales Hub Professional, 3.500 $ für Sales Hub Enterprise, 3.000 $ für Marketing Hub Professional und 7.000 $ für Marketing Hub Enterprise. Keap verlangt laut seiner Seite zur Implementierung ein Implementierungspaket, das mit 500 $ angegeben ist, mit durchgestrichenen 1.500 $. Die Kontoeinrichtung von GoHighLevel für 1.000 $ ist optional, und Kommo gibt an, keine verpflichtenden Zusatzgebühren zu berechnen.

Jahresbindung und Kündigungsgebühren

Auch hinter einem niedrigen Monatspreis kann ein Vertrag über 12 Monate stehen. HubSpot Professional trägt den Hinweis „Commit annually“ (jährliche Bindung), auch wenn Sie monatlich zahlen. Salesforce Pro Suite gibt es nur mit Jahresvertrag, und Starter ist laut den Salesforce-Preisen die einzige kostenpflichtige Edition mit monatlicher Laufzeit. Keap berechnet bei Jahresverträgen eine Gebühr von 299 $ für vorzeitige Kündigung und verlangt, mindestens 10 Tage vor der nächsten Rechnung telefonisch zu kündigen. Kommo hat gar keine monatliche Abrechnung: Das Minimum sind 6 Monate, im Voraus bezahlt, und seine Abrechnungs-FAQ sagen, dass für ungenutzte Zeit außer in Sonderfällen nichts erstattet wird.

Kontaktstufen

Richtet sich der Preis nach der Größe Ihrer Liste, steigt die Rechnung mit der Liste, auch wenn das Team gleich bleibt. HubSpot Marketing Hub Starter berechnet laut dem Produktkatalog 50 $ pro zusätzlichen 1.000 Marketingkontakten zwischen 1.001 und 3.000, Professional 250 $ pro zusätzlichen 5.000. Laut Katalog wird das Überschreiten einer Stufe sofort berechnet, und die Stufe lässt sich erst bei der Verlängerung wieder senken. ActiveCampaign Plus verdoppelt sich fast, von 49 $ auf 95 $ im Monat (jährliche Abrechnung), wenn eine Liste von 1.000 auf 2.500 Kontakte wächst. Keap berechnet Kontakte über die enthaltenen 1.500 hinaus in Stufen.

Nutzung für Anrufe, SMS und E-Mail

Anrufe, SMS und Massen-E-Mails werden meist zusätzlich zum Abo nach Nutzung abgerechnet. Die Tarife von GoHighLevel stehen oben; für SMS in den USA ist dort außerdem eine A2P-10DLC-Registrierung nötig, einmalig 22,50 $ oder 64 $ plus etwa 1,50 $ bis 10,50 $ im Monat, laut seinem Leitfaden zu 10DLC-Gebühren. Close berechnet Anrufe zu Twilio-Tarifen und gibt an, dass die meisten ausgehenden Anrufe etwa 0,02 $ pro Minute kosten, mit Nummern ab etwa 1 $ pro Leitung und Monat, laut seinem Artikel zu Nutzungskosten. HubSpot verkauft ab Professional zusätzliche Gesprächsminuten für 50 $ im Monat pro 1.000 Minuten und SMS für 75 $ im Monat pro 1.000 Segmente, laut seinem Add-on-Katalog. WhatsApp hat eigene Gebühren: Freshsales schlägt laut seinem Artikel zu WhatsApp-Preisen 20 % Aufschlag auf Metas Gebühren pro Nachricht auf.

Kostenpflichtige Add-ons

Manche Funktionen, die Sie für inklusive halten, kosten extra. Deals und Pipelines sind bei ActiveCampaign ein CRM-Add-on: 39 $ im Monat in Plus bei jährlicher Abrechnung (49 $ monatlich), laut seinem Preiskatalog. Das E-Mail-Marketing von Pipedrive (Campaigns) ist in jedem Tarif ein kostenpflichtiges Add-on, ab 13,33 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, und Web Visitors beginnt bei 41 $ im Monat, laut den Pipedrive-Preisen. Salesforce Pro Suite berechnet laut seiner Add-on-Seite 25 $ pro Nutzer und Monat für den API-Zugang. Der Call Assistant von Close (Aufzeichnung, Transkripte und Zusammenfassungen) kostet 50 $ im Monat pro Organisation plus 0,02 $ pro transkribierter Minute.

Mindestzahl und Pakete von Plätzen

Bei Tarifen pro Platz können Sie nicht immer genau so viele Plätze kaufen, wie Sie brauchen. monday CRM verkauft Plätze in Paketen, mindestens 3, dann 5, 10, 15 und mehr, ein Team aus 4 Personen kauft also 5 Plätze und ein Team aus 6 kauft 10, laut seinem Tarifartikel. Kommo verlangt, dass alle Nutzer eines Workspaces im selben Tarif sind. Wenn Sie Editionen mischen, berechnet HubSpot alle Core Seats zum Preis der höchsten Edition, die Sie besitzen, laut seinem Produkt- und Leistungskatalog.

Was kostet UnifyLoop?

UnifyLoop berechnet eine monatliche Pauschale pro Workspace mit unbegrenzt vielen Nutzern: Starter 49 $, Growth 99 $ und Scale 249 $ im Monat, dazu einen Kostenlos-Tarif für bis zu 3 Nutzer. Die Tarife unterscheiden sich nach E-Mail-Volumen, Versanddomains, Gesprächsminuten und Dialer-Plätzen; Dialer-Plätze sind das Einzige, was pro Person gezählt wird, weil jeder eine Telefonleitung braucht. Abgerechnet wird vorerst nur monatlich, ohne Einrichtungsgebühr, ohne Vertrag und mit vollständigem CSV-Export. Telefonnummern kosten je 1,15 $ im Monat zum Selbstkostenpreis aus Prepaid-Guthaben, oder Sie nutzen Ihr eigenes Twilio-Konto. Was es noch nicht gibt: SMS (demnächst), native Mobile Apps, eine öffentliche API und die Synchronisierung von Gmail- oder Outlook-Postfächern. Alle Tariflimits stehen auf der Preisseite.

Wie schätzen Sie Ihre eigenen CRM-Kosten?

Rechnen Sie eine Summe für das erste Jahr aus, keinen Monatspreis, und zwar mit denselben Werten für jeden Anbieter auf Ihrer Auswahlliste.

1. Zählen Sie die Personen, die sich anmelden müssen, und zwar in 12 Monaten, nicht heute. Bei Tarifen pro Platz multiplizieren Sie mit dem Platzpreis und runden auf das nächste Platzpaket oder die Mindestzahl auf.
2. Zählen Sie Ihre Kontakte und wie schnell die Liste wächst. Bei Tarifen nach Kontaktstufe kalkulieren Sie die Stufe, die Sie im 12. Monat erreichen, nicht die, mit der Sie starten.
3. Wählen Sie den Tarif, der die Funktionen hat, die Sie ab dem ersten Tag brauchen. Prüfen Sie, ob Automatisierungen, E-Mail-Synchronisierung, Pipelines und Berichte in diesem Tarif enthalten sind und nicht erst in einer höheren Stufe oder einem Add-on.
4. Rechnen Sie einmalige Gebühren hinzu: verpflichtende Pakete für Einrichtung, Migration oder Setup.
5. Rechnen Sie Add-ons hinzu, die Sie ohnehin kaufen würden: E-Mail-Marketing, Pipelines, zusätzliche Automatisierungen, API-Zugang, Anrufaufzeichnung.
6. Schätzen Sie die Nutzung: Gesprächsminuten, SMS, E-Mail-Sendungen, WhatsApp-Nachrichten und KI-Guthaben pro Monat, multipliziert mit den veröffentlichten Tarifen des Anbieters, plus Gebühren für Telefonnummern und SMS-Registrierung.
7. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen: jährliche Bindung, Vorauszahlungszeitraum, Kündigungsgebühr, Erstattungsregeln und wie man kündigt.
8. Vergleichen Sie monatliche und jährliche Abrechnung. Jährlich spart Geld, bindet Sie aber; kalkulieren Sie beides, bevor Sie sich entscheiden.