Fixez le rendez-vous tant que votre interlocuteur est encore en ligne.
Le meilleur moment pour fixer un rendez-vous, c’est quand quelqu’un l’accepte, généralement au milieu d’une phrase, pendant un appel. La planification n’est donc pas une application à part. C’est un bouton dans la barre d’appel, sur la fiche, dans le calendrier et sur une page de réservation publique, qui passent tous par un seul et même chemin vers le Google Calendar ou le Zoom du commercial.
- Visioconférence
- Google Meet, Zoom
- Synchronisation d’agenda
- Bidirectionnelle
- Liens de réservation
- Individuel, répartition tournante, disponibilités communes
- Contenu d’événement enregistré
- Horaires uniquement
L’invitation vient de votre commercial, pas de nous
La plupart des CRM envoient eux-mêmes l’invitation, depuis une adresse no-reply, et le prospect reçoit un e-mail d’un logiciel dont il n’a jamais entendu parler. Ici, chaque commercial connecte une fois son propre compte Google ou Zoom, et nous créons l’événement sur ce compte. Google Calendar envoie alors l’invitation en son nom (son nom, son adresse, sa signature), et la réponse arrive dans sa boîte de réception au lieu de se perdre dans le vide.
- Chacun connecte son propre compte ; aucun identifiant d’entreprise partagé
- Les visioconférences Google Meet sont créées avec l’événement du calendrier, pas collées après coup
- Les visioconférences Zoom sont créées sur le compte Zoom du commercial, sous sa propre licence
- La déconnexion révoque notre accès et supprime les identifiants enregistrés
Deux agendas, une seule réponse sur vos disponibilités
Une page de réservation qui ne connaît que les rendez-vous pris par son intermédiaire placera deux rendez-vous sur le même créneau dès que quelqu’un acceptera une invitation ailleurs. Les agendas connectés se synchronisent dans les deux sens : les événements créés hors du CRM bloquent les créneaux qu’ils occupent, et un rendez-vous déplacé ou annulé dans Google est déplacé ou annulé ici. Quand deux personnes se disputent le dernier créneau, le perdant est refusé par la base de données, et non par une vérification qui se serait exécutée en premier par hasard.
- Les événements externes bloquent les disponibilités en un cycle de synchronisation, y compris les événements récurrents
- Déplacé ou supprimé dans Google signifie déplacé ou annulé ici, avec une notification
- Seuls les horaires sont lus ; nous n’enregistrons jamais les titres ni les participants de vos autres rendez-vous
- Deux réservations simultanées du même créneau ne peuvent pas aboutir toutes les deux
Un rendez-vous qui semble réservé l’est vraiment
L’échec qu’il faut anticiper, c’est l’échec silencieux : le CRM affiche un rendez-vous confirmé, l’appel au fournisseur a en réalité échoué, et personne ne s’en aperçoit avant que le commercial tente de rejoindre une visioconférence qui n’existe pas. Ici, chaque rendez-vous enregistre si l’opération chez son fournisseur a réussi. Si Google ou Zoom refuse, le rendez-vous est marqué en échec, avec le message du fournisseur et un bouton pour réessayer juste à côté. Il n’est jamais présenté comme un succès.
- Les fournisseurs qu’un organisateur n’a pas connectés ne sont jamais proposés
- Les échecs affichent le message du fournisseur, pas une erreur générique
- Réessayer prend un clic et ne crée pas de rendez-vous en double
Rendez-vous et planification, en détail.
Autre chose ? Posez la question à une personne. Ce ne sera pas un appel commercial.
Une page de réservation peut-elle répartir les prospects au sein d’une équipe ?
Oui. Un lien de réservation peut avoir un seul organisateur, passer d’un membre de l’équipe à l’autre en répartition tournante ou proposer les disponibilités communes de plusieurs personnes. Vous définissez la durée, le délai de prévenance minimal et les battements entre rendez-vous, et pouvez poser jusqu’à dix questions lors de la réservation. Chaque confirmation contient un lien pour annuler ou reprogrammer sans se connecter.
Faut-il une formule payante Google Workspace ou Zoom ?
Non. Un compte Google gratuit crée des liens Meet, et la formule gratuite Basic de Zoom crée très bien des visioconférences via l’API ; sa limite de 40 minutes s’applique au compte du commercial, pas à nous. Un compte Google personnel obtient un lien Meet vidéo uniquement, sans numéros d’accès par téléphone, qui nécessitent une édition Workspace.
Dans quel agenda le rendez-vous est-il créé ?
Dans celui de l’organisateur. Si un administrateur planifie pour le compte d’un collègue, l’événement est créé dans l’agenda connecté de ce collègue et l’invitation vient de lui ; c’est aussi pour cela que les options de fournisseur changent selon la personne choisie comme organisateur.
Et si un commercial ne connecte rien du tout ?
La planification fonctionne quand même. Un rendez-vous peut être un appel téléphonique, une visite en personne ou un lien que vous collez vous-même, et les pages de réservation respectent toujours les horaires de travail qu’il a définis. Connecter un agenda apporte deux choses : les liens de visioconférence, et la prise en compte des événements qui n’ont pas été réservés ici.
Que deviennent les rendez-vous réservés si quelqu’un se déconnecte ?
Ils restent dans l’agenda et dans le CRM, avec leurs liens de connexion intacts. Ils ont été créés sur le compte de cette personne et lui appartiennent toujours. Nous cessons de les gérer, et l’écran de déconnexion vous indique combien de rendez-vous à venir sont concernés avant que vous ne confirmiez.
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